Soal Perjalanan Dinas Pimpinan

Buatlah agenda perjalanan dinas pimpinan dengan data-data berikut sesuai dengan format yang lengkap dan benar. Ketik dengan menggunakan aplikasi Ms. Excel, waktu 60 Menit. 

Soal Perjalanan Dinas Pimpinan 

Pada saat Anda memasuki ruang kerja, Anda mendapatkan setumpuk surat/catatan sebagai bahan untuk mengatur agenda kerja pimpinan Anda. Susunlah agenda kerja tersebut!
1. Pimpinan Anda harus mengikuti meeting (pertemuan) dengan staf kantor cabang di Dumai  sampai pukul 15.00 Wib dan kembali keesokan harinya tanggal 3 April 2013.
2. Tanggal 5 April 2013, pimpinan Anda diundang untuk menghadiri undangan seminar sehari di hotel  Mutiara Merdeka dengan tema “ Cinta Produk Dalam Negri” acara dimulai pukul 8.30 WIB
3. Pimpinan membuat janji temu dengan bapak Santoso dari PT Indah Kiat di hotel Arya Duta lantai 5 pukul 10.00, tanggal 5 April 2013.
4. Makan siang dengan relasi pada tanggal  1 April 2013, pukul 12.30 di Restoran Riau Kuring , Jalan Sudirman Pekanbaru.
5. Ibu Dra. Setiawati dari kantor cabang memberikan kabar bahwa pimpinannya (Bapak Indra Kusuma) akan datang menemui pimpinan Anda pada tanggal 3 April 2013.
6. Tanggal 4 April 2013 pukul 09.00 s.d.10.30, monitoring pelatihan tenaga kerja di ruang serbaguna.
7. Monitoring dari kantor pusat pada tanggal 2 April 2013, pukul 09.00 s.d 10.00
8. Tanggal 4 April 2013, pukul 19.00 menghadiri undangan pesta perkawinan putri direktur pemasaran di hotel Ratu Mayang Garden

9. Pimpinan Anda telah membuat janji dengan relasinya untuk bertemu di Hotel Aryaduta, pukul 13.00 Wib, tanggal 3 April 2013.
10. Mendapat telepon dari pimpinan PT Surya Dumai, tanggal 4 April 2013, jam 06.30, pimpinan Anda diajak main Golf di Labersa Golf.
11. Tanggal 8 April 2013, pukul 08.00 s/d 09.00 meeting intern antar devisi, di gedung B
12. Anda harus menelpon Bapak Fuaddi dari PT Singgalang Mas untuk konfirmasi kehadiran atasan Anda pada undangan makan malam, tanggal 6 April 2013 di hotel Premiere.
13. Sekretaris PT Traktor Nusantara menyampaikan pesan melalui telepon, tanggal 3 April 2013, pukul 10.00 WIB, karena sesuatu hal, pertemuan yang dijadwalkan tanggal 6 April 2013, pukul 10.00 diundur tanggal 10 April 2013 pada waktu yang sama.
14. Tanggal  2 April 2013, kunjungan dari  PT Anugrah Jaya untuk membicarakan kerjasama penerbit buku diundur tanggal 18 Mei 2012 pukul 15.00
15. Pertemuan dengan direktur PT Trakindo Utama, pada hari Selasa 9 April 2013, jam 14.30.





LATIHAN SOAL 2

MENYUSUN AGENDA PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

A.      Petunjuk Kerja

1.    Baca dan simak soal secara teliti.

2.    Cermati informasi kegiatan pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.

3.    Susunlah Jadwal Perjalanan Dinas pimpinan Anda secara kronologis.

4.    Jadwal Perjalanan Dinas ditandatangani Anda sebagai penyusun dan diketahui oleh pimpinan.

C.      Soal/Kasus

Buatlah Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan berdasarkan informasi yang tersedia ke dalam format sebagai berikut: (1) No., (2) Hari/Tanggal, (3) Waktu, (4) Kegiatan, dan (5) Keterangan.

Hari Senin, 6 Februari 2017, di meja kerja Anda terdapat surat, catatan, memo dan sejenisnya yang berisi informasi terkait kegiatan pimpinan untuk beberapa hari ke depan, sebagai berikut:

1)        Pada tanggal 10 Februari 2017 pimpinan mengawali perjalanan dinas dari Bandung ke Yogyakarta melalui Bandara Husein Sastranegara Bandung, naik pesawat Citilink dengan nomor penerbangan GC025, berangkat pukul 16.00. Pimpinan dijemput di rumah menggunakan kendaraan perusahaan oleh bapak Heryanto pukul 12.00. Pukul 17.00 pesawat mendarat di Bandara Adi Sucipto, Yogyakarta. Dari Bandara Adi Sucipto menuju hotel Djogjaplaza di jalan Afandi, dijemput dengan mobil kantor cabang Yogyakarta menempuh waktu 20 menit.

2)        Undangan makan malam, Welcoming Party dari Bapak Yudi Firmansah untuk tanggal 10 Februari 2017 di Rumah makan Lombok Ijo, Jalan Adi Sucipto Yogyakarta, pukul 20.00 s.d. 22.00.

3)        Pada tanggal 11 Februari 2017 ada business appointment pukul 14.00 s.d. 16.00 dengan Direktur Utama PT. Sari Husada di Merapi Room Hotel Novotel Yogyakarta membahas kerjasama pembangunan pabrik susu.

4)        Undangan dari Kepala Bappeda DIY, untuk menghadiri rapat pembahasan rencana proyek pembangunan bandara pada tanggal 11 Februari 2017, pukul 09.00 s.d. 11.00 di kantor Bappeda DIY jalan Malioboro Yogyakarta.

5)        Ada pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat nasional pada tanggal 12 Februari 2017, pukul 08.00 s.d. 15.00 di Jogja Expo Center, membahas perubahan AD/ART organisasi.

6)        Pada tanggal 12 Februari 2017 pukul 19.00 s.d. 21.00, pimpinan Cabang Yogyakarta bertemu di hotel tempat menginap pimpinan, membahas usulan pegawai cabang Yogyakarta tentang kenaikan upah lembur.

7)        Berdasarkan isi Lembar Pesan Telepon (LPT) tanggal 10 Februari 2017,  diperoleh informasi bahwa tanggal 13 Februari 2017,  Walikota Solo mengundang pertemuan bertempat di Hotel Sahid Solo pukul 13.00 s.d. 15.00 membahas rencana pembangunan gedung Solo Expo Center. Perjalanan dari Yogyakarta ke Hotel Sahid Solo memerlukan waktu 1 jammenggunakan taksi, dan langsung check in.

8)        Pada tanggal 14 Februari 2017, pimpinan menghadiri acara pernikahan saudaranya di gedung Graha Sabha Buana Solo.

9)        Pada tanggal 15 Februari 2017 pimpinan check out dari hotel dan kembali ke Bandungdengan menggunakan Kereta Api Taksaka, berangkat dari stasiun Balapan, Solo pukul 13.00, sampai Bandung pukul 18.00 di jemput oleh bapak Heryanto.

10)    Disela-sela kegiatan formal, pada saat waktu luang pimpinan akan menyempatkan diri bekunjung ke Keraton Yogyakarta dan Keraton Surakarta masing-masing selama dua jam.

JAWABAN

JAWABAN

PT. MITRA BANGUN PERSADA

Jl. Dewi Sartika, No. 20 Bandung, Telp. (022) 587948

Fax. (022) 587949, Email. mitrabangunperrsada@gmail.com

AGENDA PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Nama : Dedi KusumaWardana,MT

Tujuan : Yogyakarta dan Solo

Waktu : 10-15 Februari 2017

NO.	HARI/TANGGAL	WAKTU	KEGIATAN	KKETERANGAN
1.	Jumat, 10 Februari 2017	12.00 WIB		Dijemput di rumah menggunakan kendaraan perusahaan oleh bapak Heryanto
		16.00 s.d. 17.00 WIB	Mengawali perjalanan dinas dari Bandung ke Yogyakarta	Naik pesawat Citilink dengan nomor penerbangan GC025, pesawat mendarat di Bandara Adi Sucipto, Yogyakarta
		17.00 s.d. 17.20 WIB		Menuju hotel Djogjaplaza di jalan Afandi, dijemput dengan mobil kantor cabang Yogyakarta
		20.00 s.d. 22.00 WIB	Makan malamWelcoming Part	Undangan dari Bapak Yudi Firmansah di Rumah makan Lombok Ijo, Jalan Adi Sucipto Yogyakarta
2	Sabtu, 11 Februari 2017	09.00 s.d. 11.00 WIB	Menghadiri rapat pembahasan rencana proyek pembangunan bandara	Di kantor Bappeda DIY jalan Malioboro Yogyakarta
		11.30 s.d. 13.30 WIB	Bekunjung ke Keraton Yogyakarta	Yogyakarta
		14.00 s.d. 16.00 WIB	Business appointment dengan Direktur Utama PT. Sari Husada	Di Merapi Room Hotel Novotel Yogyakarta membahas kerjasama pembangunan pabrik susu
3	Minggu,12 Februari 2017	08.00 s.d. 15.00 WIB	Pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat Nasional	Di Jogja Expo Center, membahas perubahan AD/ART organisasi
		19.00 s.d. 21.00 WIB	Bertemu pimpinan Cabang Yogyakarta	Di hotel Djogjaplaza, membahas usulan pegawai cabang Yogyakarta tentang kenaikan upah lembur
4	Senin, 13 Februari 2017	12.00 s.d. 15.00  WIB (1 jam perjalanan)	Menghadiri pertemuan dengan Walikota Solo	Di Hotel Sahid Solo, membahas rencana pembangunan gedung Solo Expo Center, menggunakan taksi, dan langsung check-in
		15.30 s.d. 17.30 WIB	Bekunjung ke Keraton surakarta	Solo
5	Selasa, 14 Februari 2017	08.00  WIB s.d. selesai	Menghadiri acara pernikahan saudaranya	Di gedung Graha Sabha Buana Solo
6	Rabu, 15 Februari 2017	13.00 s.d. 18.00 WIB	Kembali ke Bandung	menggunakan Kereta Api Taksaka
				Sampai dibandung di jemput oleh bapak Heryanto

Mengetahui,

Bandung, 06 Februari 2017

Pimpinan Dedi Kusuma Wardana, MT Direktur Operasional

Diibuat oleh, Linda Ningcahyati Administrasi kantor/Sekretaris

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Sebagai seorang eksekutif, pimpinan pasti akan banyak melakukan perjalanan dinas, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Secara umum beberapa hal yang banyak dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan meliputi pengurusan tiket pesawat, memesan hotel, menyiapkan bahan-bahan yang perlu dibawa oleh pimpinan dan mengatur jadwal perjalanan dan acara yang diikuti oleh pimpinan.

1.                   Pengertian dan macam Perjalanan Dinas Pimpinan

1.1.   Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan            : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

Dinas                   : Melakukan tugas, kewajiban

Perjalanan Dinas Pimpinan          : Kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Macam Perjalanan Dinas

Domestik             : Perjalanan Dinas Pimpinan hanya lingkup dalam negeri

Internasional        : Perjalanan Dinas pimpinan ke luar negeri

1.2.   Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

           Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha (cara) yang efektif untuk mencapainya. Perencanaan bukan merupakan suatu tindakan, tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak ada yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.Hal ini dikarenakan perencanaan adalah suatu tindakan pemimilhan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternative dalam usaha pencapaian tujuan.

           Perencanaan mempunyai 2 kompunen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan terjadi, sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana.

Seorang sekretaris harus mengetahui kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus memperhatikan hak masing-masing pimpinan, apakah berhak menggunakan fasilitas kelas utama, ekonomi, atau dapatkah menentukan sendiri. Apabila pengaturan agak rumit, sebaiknya secretaris menghubungi biro perjalanan, untuk mengatur perjalanan ke luar negeri. Biro perjalanan ini akan sangat membantu kelancaran, tetapi tanggung jawab tetap berada pada sekretaris atas terlaksananya keinginan pimpinan.

Sekretaris harus mengetahui kemana saja pimpinan akan pergi, setelah pimpinan memberitahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris mulai mengumpulkan segala keterangan yang diperlukan secara lengkap, jelas dan terinci, sehingga mudah untuk dibuat jadwalnya.

Keterangan-keterangan yang diperlukan antara lain :

v Tujuan Perjalanan, persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat, kembali atau keduanya.

v Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya

v Tanggal, waktu, tempat, dan dengan siapa saja membuat janji bertemu

v Waktu yang dipilih untuk keberangkatan

v Persiapan transportasi, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, kereta api atau mobil.

v Jenis pelayanan yang dikehendaki kelas utama atau ekonomi

v Hotel yang dikehendaki

v Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi

1.3.   Arti dan Tugas Sekretaris

           Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu dari kata Secretum yang artinya adalah rahasia. Sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretaium atau secretarius (B. Inggris : Secretary). Sekretaris adalah Orang yang dipercaya untuk memegang rahasia perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utamanya selain mengerjakan administrasi kantor juga menjadi asisten manajer atau asisten pemimpin perusahaan.

           Peran Sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam organisasi terbagi tiga, yaitu :

·         Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan

·         Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

·         Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Peran Sekretaris berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan terbagi menjadi 2, yaitu :

1.      Private Secretary (Sekretaris pribadi)

Yaitu: Sekretaris yang bekerja untuk satu orang, misalnya direktur, menteri atau pengusaha. Sekretaris pribadi mempertanggung jawabkan pekerjaan langsung kepada atasan yang dibantunya

2.      Administrative Assistant (Sekretaris eksekutif)

Yaitu : Sekretaris yang bekerja untuk administrasi manajemen puncak. Ruang lingkup sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam menangani pekerjaannya.

Peran Sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja terbagi menjadi 2, yaitu :

1.      Yunior Secretary (Sekretaris Yunior)

Yaitu : Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru menyelesaikan pendidikan ketrampilan sekretaris dan belum pernah bekerja.

2.      Senior Secretary (Sekretaris Senior)

Yaitu : Sekretaris yang memiliki pengalaman kerja. Mereka dapat melaksanakan tugas tanpa bimbingan orang lain.

Peran Sekretaris berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi

Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam bidang-bidang masing-masing, seperti sekretaris dalam bidang kedokteran (Medicaal Secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi (accounting secretary) dan bidang teknik ( Technical secretary).

Membuat Daftar Perjalanan Dinas

Daftar Perjalanan adalah Suatu daftar rincian perjalanan yang diawali dari hari, tanggal dan jam pemberangkatan sampai tujuan bahkan jam tiba dan kota-kota yang akan dilalui.

Daftar perjalanan disusun rangkap 4, diberikan kepada:

ü  Pimpinan

ü  Keluarga

ü  Teman  sejawat/Wakil

ü  Sekretaris

Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas pimpinan

Dokumen perjalanan yang harus disiapkan oleh sekretaris adalah :

a. Surat Perintah (Surat Tugas Jalan)

Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan atau kantor-kantor pemerintah yang bersangkutan. Untuk dapat melakukan perjalanan dinas, pegawai atau pimpnan yang bersangkutan harus mendapat Purat Perintah b. b. Perjalanan Dinas (SPPD) dari pejabat yang berwenang.

Berdasarkan surat ini, sekretaris mengetahui pimpinannya atau karyawan biasa yang akan mengadakan perjalanan dinas, kemana tujuannya dan persiapan apa yang perlu dilakukan

       

            1. Perencaaan

a.                   Pengertian Perencanaan

Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.

1)      Perencanaan meliputi tiga kategori

a)      Perencanaan jangka panjang (long term plan).

b)      Perencanaan jangka menengah (medium term  plan).

c)      Perencanaan jangka pendek (short term plan).

2)      Proses perencanaan

a)      Menetukan/menetapkan maksud dan tujuan secara jelas.

b)      Menentukan alternatif.

c)      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.

d)     Menentukan organisasi, metode, dan prosedur.

e)      Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.

a)      Kegiatan apa yang harus dilakukan?

b)      Dimana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

c)      Bilamana kegiatan tertentu harus dilaksanakan?

d)     Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan nanti?

e)      Mengapa kegitan tersebut perlu dilaksanakan?

Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

a)      Meminta penjelasan/saran-saran seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.

b)      Memeriksa terlebih dahulu setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.

c)      Membuat catatan khusus yang memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan secara teratur.

d)     Menentukan urutan pentingnya masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas pertama.

e)      Merencanakan batas waktu dan berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.

f)       Meneliti agenda pimpinan setiap waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah mendesak.

b.                  Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan

Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.

1)      Jelas/masuk akal (rasional)

Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan.

2)      Sederhana ( simple)

Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.

3)      Luwes (fleksibel)

Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.

4)      Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.

5)      Berkesinambungan/terus-menerus (continue)

Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).

            Pengorganisasian

a.                   Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

b.                  Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut.

1)      Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.

2)      Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

3)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.

4)      Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

            Pengkoordinasian

Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.

            Pengawasan

Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.

Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.                    

2.                   Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan

 Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.

1.      Menandatangani surat.

2.      Membaca surat masuk.

3.      Membaca laporan.

4.      Menyusun laporan.

5.      Menerima telepon dan menelepon.

6.      Menerima tamu.

7.      Memimpin rapat.

8.      Mengadakan perjalanan dinas.

9.      Mengadakan kegiatan “Meeting”.

10.  Melakukan Kegiatan sosial.

Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1.   Berdasarkan urutan masuk; dan

      2.   Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

 Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

1.                   Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk

Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

- Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

- Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2. Pengaturan Jadwal Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan

Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan  melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting  akan ditinggalkan atau didelegasikan kapada pejabat lain.

3.   Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 

1.                   Menerima dan menghimpun surat.

2.                   Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

3.                   Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.

4.                   Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

5.                   Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.